Sistem Manajemen Antrian di Rumah Sakit

Saat mengunjungi rumah sakit, pasien umumnya merasa khawatir, stres, dan terkadang sedang mengalami kesakitan. Oleh karena itu, rumah sakit perlu menciptakan lingkungan yang nyaman. Dalam artikel ini, saya akan membagikan rekomendasi tentang apa yang harus dipertimbangkan ketika Anda ingin meningkatkan pengalaman pasien. Fasilitas perawatan kesehatan berada di bawah tekanan yang sangat besar untuk memberikan kualitas perawatan yang lebih baik kepada lebih banyak pasien sambil menghadapi sumber daya yang terbatas. Untuk rumah sakit, khususnya, ini sering kali berarti pengalaman yang menegangkan baik bagi pasien maupun staf.

Selama karier saya, saya telah bertemu banyak manajer yang telah berbagi alasan mengapa sulit untuk menyederhanakan pengalaman pasien. Di bawah ini saya telah merangkum beberapa tantangan yang paling umum.

Sistem manajemen antrian virtual di rumah sakit untuk perjalanan pasien yang aman

Pandemi COVID-19 menunjukkan perlunya sistem manajemen antrian yang dapat menangani arus pasien dengan aman dan efisien. Dengan peraturan untuk menjaga jarak aman dan batasan jumlah maksimal orang di dalam ruangan, fasilitas kesehatan perlu beradaptasi dan gesit untuk menjaga layanan sekaligus menjaga keamanan semua orang (termasuk pasien, staf, dan pengunjung).

Berikut adalah beberapa contoh kasus penggunaan di mana sistem manajemen antrian virtual dapat membantu perjalanan pasien yang lebih aman, terutama dalam situasi terkini terkait pandemi COVID-19:

• Mengelola janji temu, kedatangan, dan antrian masyarakat yang mendapatkan vaksinasi COVID-19 dengan solusi penjadwalan pasien;
• Mengatur arus orang yang ingin mendapatkan tes COVID-19;
• Mengurangi jumlah orang yang menunggu di lobi atau ruang tunggu dengan menerapkan antrian virtual dengan antrian ponsel.

Tantangan umum yang dihadapi untuk meningkatkan pengalaman pasien

• Anggaran yang ketat
  

  Faktor umum dalam rumah sakit adalah anggaran mereka yang ketat. Pada saat yang sama, manajer menyatakan bahwa mereka berjuang untuk meningkatkan pengalaman pasien tanpa menaikkan biaya.

• Sumber daya terbatas
  

  Karena sumber daya yang tersedia terbatas, beberapa rumah sakit merasa sulit untuk mempersingkat kunjungan lengkap pasien dari pra-kedatangan hingga pasca pelayanan.

• Lingkungan kerja yang penuh tekanan
  

  Antrian panjang dan pasien yang tidak puas merupakan faktor stres bagi banyak karyawan, yang menciptakan lingkungan kerja yang menantang.

• Kekurangan data
  

  Beberapa manajer rumah sakit menyatakan bahwa mereka kekurangan data dan masukan yang akurat dari pasien, yang pada akhirnya menyulitkan untuk mengidentifikasi dan melaksanakan peningkatan efisiensi.

Mengapa sistem manajemen antrian sangat penting bagi rumah sakit

Untuk meningkatkan pengalaman pasien dan kepuasan staf dalam industri dengan anggaran dan sumber daya terbatas, manajer perlu mempertimbangkan investasi mereka dengan hati-hati.

Rekomendasi utama saya kepada para manajer tersebut adalah untuk mempertimbangkan sistem manajemen antrian, atau yang biasa kami sebut sebagai sistem manajemen perjalanan pasien. Alasan kami menyebutnya sistem manajemen perjalanan pasien karena ini adalah seperangkat alat yang membantu rumah sakit untuk meningkatkan seluruh kunjungan pasien, mulai dari check-in hingga pasca layanan.

Manfaat sistem manajemen perjalanan pasien sangat signifikan. Dalam jangka pendek, ini dapat meningkatkan penjualan dan produktivitas hingga 30% dan menurunkan biaya hingga 30% dengan memastikan bahwa pasien yang tepat berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Jadi, mengapa sistem manajemen perjalanan pasien penting bagi rumah sakit? Di bawah ini saya telah merangkum empat alasan.

• Mengurangi biaya
  

  Berinvestasi dalam sistem manajemen perjalanan pasien membuka peluang untuk mengurangi biaya di seluruh aliran pasien dengan membuatnya lebih efektif di setiap langkah.

• Meningkatkan pengalaman pasien
  

  Dengan sistem manajemen perjalanan pasien, Anda dapat mencapai waktu tunggu yang optimal, mengurangi waktu tunggu yang dirasakan, dan meningkatkan kualitas layanan. 

• Meningkatkan kepuasan staf
  

  Dengan merampingkan aliran pasien dan membuatnya lebih efisien dan terstruktur, sistem manajemen perjalanan pasien dapat meningkatkan kepuasan staf.

• Mengumpulkan data penting
  

  Data secara otomatis diambil oleh sistem manajemen perjalanan pasien di setiap langkah dalam proses - membantu Anda meningkatkan kinerja sekaligus membuka peluang untuk pembandingan.

Contoh hasil implementasi sistem antrian rumah sakit

Di bawah ini adalah beberapa contoh, berdasarkan kasus kehidupan nyata, dari apa yang telah dicapai rumah sakit dengan sistem manajemen perjalanan pasien.

• Apotek rumah sakit mengurangi waktu tunggu mereka dari 2 jam menjadi 15 menit;
• Sebuah rumah sakit mengurangi waktu berjalan sehingga menghemat 10% dari FTE (Full Time Employee);
• Sebuah rumah sakit melayani 3% lebih banyak pasien di "ruang" yang sama;
• Rumah sakit mengotomatiskan 25-30% tugas meja resepsionis.
  

Ditulis oleh Henk Varkevisser, Qmatic Director of CX Academy.