Sering kali ketika pengunjung membuat janji-temu, mereka diberikan sejumlah pilihan slot waktu. Dalam banyak kasus, pilihan waktu yang ditawarkan untuk beberapa minggu ke depan bahkan lebih buruknya lagi beberapa bulan ke depan. Alasan yang paling sering adalah karena tidak memiliki dasar yang tepat dalam perencanaan staf secara efisien.
Kurangnya informasi dan alat bantu yang tepat pada akhirnya akan membatasi jumlah pengunjung yang datang sekaligus menimbulkan gesekan dalam perjalanan pengunjung.
Perencanaan staf selalu menjadi masalah yang kompleks bagi penyedia layanan. Jika Anda memiliki sejumlah staf yang bekerja namun hanya sedikit pelanggan yang datang, maka akan menimbulkan biaya yang tidak efisien. Di sisi lain, jika Anda memiliki lebih banyak pelanggan yang datang, tapi hanya ada satu atau dua staf yang bertugas, maka Anda akan memiliki antrean panjang dan pengalaman yang buruk bagi pelanggan.
Dengan menawarkan pengunjung untuk membuat jadwal janji-temu sebelumnya adalah cara yang baik untuk menemukan keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan staf. Hal ini akan memberikan gambaran tentang beban kerja yang akan terjadi, kemudian Anda dapat merencanakan jumlah staf yang sesuai.
Namun masih ada beberapa tantangan, seperti:
Jika semua pengunjung datang pada waktu yang disepakati, maka tidak akan ada masalah. Tetapi begitu satu pengunjung tidak datang, maka staf Anda perlu menindaklanjuti, menjadwal ulang waktu janji-temu, dan mengirim pengingat agar penundaan tidak terjadi lagi. Mengelola pengingat dan penjadwalan ulang masih dapat ditangani oleh staf jika jumlahnya sedikit. Tetapi kalau banyak pengunjung yang tidak hadir, maka akan menambah beban pekerjaan administrasi.
Sebagian besar sistem pemesanan janji-temu belum terintegrasi dengan kalender individu staf. Sistem hanya menyarankan slot waktu yang sudah Anda tentukan. Tetapi bagaimana jika staf Anda memiliki rapat internal atau konflik lainnya? Apabila ketersediaan staf secara orang per orang tidak dapat dikelola, maka akan membatasi lingkungan kerja.
Beberapa penyedia layanan baru-baru ini menemukan manfaat dari sistem penjadwalan janji temu yang cerdas, seperti solusi Penjadwalan Janji-Temu Exaque.
Sistem penjadwalan janji-temu yang cerdas akan membantu meningkatkan seluruh perjalanan pelanggan Anda. Berikut adalah beberapa fitur yang dirancang untuk terus mengoptimalkan kemampuan Anda untuk menerima janji-temu:
Menggunakan sistem penjadwalan janji-temu tingkat lanjut dapat membantu Anda meningkatkan keuntungan sekaligus meningkatkan pengalaman pengunjung dan lingkungan kerja staf.
Ingin mengetahui lebih lanjut tentang solusi solusi Penjadwalan Janji-Temu Exaque. dan bagaimana penerapan terbaiknya untuk bisnis Anda? Hubungi Exaque!.
Catatan: Artikel ini merupakan terjemahan artikel berbahasa Inggris di Qmatic.
