Sebelumnya perlu dijelaskan terlebih dahulu perbedaan antara pelanggan datang langsung (walk-in) dengan pelanggan janji-temu agar dapat memahami kenapa perlu meningkatkan pelanggan janji-temu dan bagaimana cara agar berhasil melakukannya.
- Apa itu Walk-in?
Istilah walk-in sudah umum digunakan dalam manajemen antrean untuk menjelaskan situasi di mana pengunjung (pelanggan) secara fisik masuk ke dalam suatu fasilitas pelayanan tanpa perlu membuat janji-temu.
- Apa itu Janji-Temu?
Istilah janji-temu digunakan untuk menjelaskan situasi di mana pengunjung sudah menjadwalkan waktu untuk suatu layanan di tempat tertentu.
Sebagian besar penyedia layanan sepakat untuk meningkatkan jumlah pengunjung janji-temu dan menghindari pengunjung datang tanpa terjadwal. Tentu saja, untuk beberapa layanan, hal ini tidak mungkin seluruhnya diterapkan, misalnya rumah sakit harus selalu terbuka untuk layanan darurat. Namun, banyak jenis penyedia layanan lain, seperti bank, perusahaan asuransi dan perusahaan pembiayaan, ritel, dan layanan publik, terpaksa menerapkan kebijakan hanya janji-temu di masa pandemi. Ini adalah sesuatu yang mungkin menjadi lebih umum di masa depan. Mari kita lihat berbagai manfaat janji-temu.
Manfaat-Manfaat Janji-Temu
- Beban kerja terdistribusi secara merata sepanjang hari
Walk-in dapat dikelola apabila pengunjung yang datang hanya beberapa orang setiap harinya. Tetapi jika jumlah pengunjung yang datang langsung pada hari yang sama terus meningkat, maka akan mengakibatkan lingkungan yang tidak teratur. Selama jam sibuk, beban kerja yang besar akan meningkatkan tingkat stres kepada para staf, dan menyebabkan waktu tunggu yang lama serta pengalaman pengunjung yang buruk.
Dengan mendapatkan lebih banyak pengunjung untuk membuat jadwal janji-temu, maka beban kerja akan terdistribusi secara merata sepanjang hari. Jadwal kerja staf juga akan lebih baik dan para staf akan mendapatkan lebih banyak kendali atas lingkungan kerja mereka.
- Mengurangi waktu tunggu
Jumlah pengunjung dan jumlah staf yang akan melayani pengunjung merupakan dua faktor yang mempengaruhi waktu tunggu. Jika jumlah pengunjung yang datang tidak dapat dikendalikan, maka dapat menyebabkan waktu tunggu yang lama.
Namun sebaliknya apabila semakin banyak pengunjung yang membuat jadwal janji-temu, maka akan semakin sedikit orang di ruang tunggu. Ketika pengunjung tiba tepat waktu dan mengikuti jadwal janji-temu, maka waktu tunggu akan menjadi minimal. Hal ini memiliki dampak besar pada pengalaman pengunjung.
- Antrean yang lebih aman
Janji-temu terjadwal telah meningkat secara drastis selama pandemi karena membantu menurunkan jumlah orang di suatu area secara signifikan, sehingga mengurangi risiko penyebaran infeksi virus.
- Meningkatkan pengalaman pengunjung
Semua manfaat yang disebutkan di atas dapat disimpulkan menjadi satu manfaat, yaitu janji-temu dapat meningkatkan pengalaman pengunjung. Lingkungan kerja yang terencana dengan baik akan membuat para staf lebih tenang, sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Waktu tunggu menjadi berkurang drastis, sehingga membantu pengunjung dalam mengelola waktunya. Selain itu, hal yang menjadi prioritas dan penting selama pandemi adalah tempat pelayanan menjadi lebih aman dan mematuhi protokol kesehatan.
Bagaimana Meningkatkan Pengunjung Janji-Temu dan Mengurangi Pengunjung Walk-in
Agar berhasil dengan manajemen janji-temu, sebagian besar penyedia layanan menggunakan sistem penjadwalan janji-temu, seperti Solusi Janji-Temu Exaque.
Sistem ini dapat memudahkan pengunjung membuat jadwal janji untuk datang ke suatu fasilitas pelayanan, kemudian memberi alat yang tepat kepada para staf untuk mengelola janji-temu. Di bawah ini adalah langkah-langkah yang perlu diterapkan jika ingin mengganti walk-in dengan janji-temu.
- Aktifkan penjadwalan janji-temu
Langkah pertama untuk meningkatkan pengunjung janji-temu adalah dengan memberikan kemudahan bagi pengunjung membuat jadwal janji-temu. Solusi Janji-Temu Exaque memungkinkan pengunjung untuk memesan janji-temu secara online atau melalui ponsel.
- Perhatikan penjadwalan ulang dan pembatalan janji-temu
Beban kerja staf jangan ditambah dengan pekerjaan administrasi untuk melakukan penjadwalan ulang atau pembatalan janji-temu pengunjung. Solusi Janji-Temu Exaque sudah menyediakan pengaturan secara otomatis untuk penjadwalan ulang dan pembatalan janji-temu sehingga dapat dilakukan sendiri oleh pengunjung.
- Kirim konfirmasi dan pengingat
Setiap pengunjung yang tidak datang pada waktu yang ditentukan merupakan beban bagi para staf. Untuk mengurangi ketidakhadiran pengunjung, pastikan mereka untuk mengingat jadwal janji-temunya. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengirimkan konfirmasi setelah jadwal janji-temu dibuat. Di dalam konfirmasi tersebut terdapat kode pemesanan janji-temu berikut kode QR. Kemudian beberapa saat sebelum waktu janji, akan dikirimkan pengingat/notifikasi. Dengan Solusi Janji-Temu Exaque, semua pengunjung akan mendapatkan konfirmasi dan notifikasi melalui Email / SMS / WhatsApp.
- Permudah proses check-in
Langkah terakhir untuk memberi kemudahan kepada para pengunjung janji-temu saat datang dan memasuki area pelayanan adalah dengan menyederhanakan proses check-in. Dengan Solusi Janji-Temu Exaque, pengunjung akan menerima pengingat melalui Email / SMS / WhatsApp yang berisikan tautan check-in, sehingga pengunjung dapat melakukan check-in mandiri melalui ponselnya. Atau pada saat pengunjung masuk ke dalam area pelayanan, mereka dapat memindai kode QR atau memasukkan kode konfirmasi janji-temu melalui kios layanan mandiri.
Catatan: Artikel ini merupakan terjemahan artikel berbahasa Inggris di Qmatic.
Pelajari lebih lanjut tentang Solusi Janji-Temu Exaque
Solusi penjadwalan janji-temu Exaque dapat membantu meningkatkan pengelolaan pengunjung janji-temu Anda.
