Kiat untuk Mengatur Antrian Pasien dalam Program Vaksinasi

Banyak negara telah mulai memberikan vaksin COVID-19 untuk kelompok prioritas, termasuk Indonesia, dan segera akan diperluas ke seluruh lapisan masyarakat. Banyak penyedia vaksin berurusan dengan banyak orang setiap hari. Selain memastikan semuanya berjalan lancar, mereka juga perlu memastikan bahwa protokol kesehatan harus tetap dipatuhi baik untuk keselamatan pasien maupun petugas kesehatan. Dalam artikel ini, kami akan memberi Anda beberapa kiat tentang pengaturan antrian pasien yang efisien untuk program vaksinasi.

1. Penjadwalan janji-temu yang cerdas

Sistem penjadwalan memungkinkan untuk merencanakan staf bekerja dengan kapasitas penuh, sambil meminimalkan waktu tunggu, serta membantu pasien menjaga jarak yang aman sambil menunggu giliran mereka. Pasien yang membuat janji-temu akan mendapatkan konfirmasi pemesanan dan notifikasi.

Ada banyak faktor berbeda yang perlu dipertimbangkan saat menangani penjadwalan janji-temu. Bisa saja merupakan vaksinasi pertama pasien atau vaksinasi kedua. Jika ini untuk yang pertama, maka perlu ada cara untuk menjadwalkan vaksinasi kedua dalam waktu tertentu. Mungkin ada berbagai jenis vaksin di pusat yang sama dengan jumlah stok yang berbeda yang tersedia - jadi pemesanan pasien harus sesuai dengan ketersediaan jenis vaksin yang benar.

2. Pengaturan kedatangan dan registrasi: Kunci manajemen arus pasien yang efisien

Ini bisa dikatakan sebagai hal terpenting saat menangani vaksinasi. Dengan ratusan atau bahkan ribuan orang yang datang untuk vaksinasi per hari, bagaimana Anda memastikan bahwa prosedur jaga jarak tetap dilakukan pada saat kedatangan mereka?

• Informasi yang jelas
  Ke mana mereka harus pergi, dan apa yang perlu mereka lakukan setelah tiba di pusat vaksinasi? Komunikasikan semuanya dengan jelas untuk menghindari kebingungan. Hal ini bisa dilakukan dengan memasukkan pesan dalam konfirmasi pemesanan dan notifikasi melalui email, SMS atau WhatsApp, kemudian diperkuat dengan monitor petunjuk yang jelas di lokasi.
    
• Kelola pendaftaran secara efisien melalui pendaftaran mandiri
  Titik kedatangan adalah area padat yang kemungkinan besar akan terjadi. Beberapa menit yang dihabiskan untuk setiap orang melakukan check-in akan berpotensi membuat penumpukan dan menunggu di area pendaftaran. Hal ini tidak baik dalam menerapkan prosedur jaga jarak. Jadi, jika memungkinkan, berikan opsi pendaftaran mandiri tanpa kontak untuk pasien. Misalnya:
  - Check-in virtual menggunakan tautan (dapat diberikan dalam konfirmasi pemesanan dan notifikasi).
  - Memindai QR-code yang ditempatkan di pintu masuk atau di luar gedung.
  

  Dengan pendaftaran mandiri, maka dapat mempercepat proses secara signifikan, dan mengurangi beban staf.

3. Mengatur antrian dengan solusi virtual

Memiliki slot waktu tertentu untuk vaksinasi membantu penyedia vaksin mempertahankan aliran pasien yang baik. Namun dengan ruang terbatas dan banyak orang yang datang dalam sehari untuk mendapatkan vaksinasi, sebaiknya kurangi jumlah orang di dalam ruangan apabila memungkinkan.

Penggunaan Antrian Ponsel merupakan salah satu cara untuk menjaga ruang tunggu tetap kosong, karena pasien dapat menunggu di zona sementara atau di luar gedung. Dengan Antrian Ponsel, pasien dapat memantau tempat mereka dalam urutan janji-temu dan mendapatkan pemberitahuan saat giliran mereka masuk atau pindah ke zona berikutnya.

4. Pantau data langsung untuk memastikan aliran pasien lancar

Memiliki kemampuan untuk membuat keputusan berdasarkan situasi saat ini adalah penting, dan memiliki data yang dapat diandalkan tidak hanya membantu, tetapi pada kenyataannya sangat penting. Dengan alat kecerdasan bisnis seperti Operations Panel, Anda dapat memiliki gambaran umum tentang situasi di lokasi dan membuat keputusan berdasarkan data saat diperlukan.

Ditulis oleh Dixie Thamrin, Content Marketing Specialist at Qmatic.