Pemerintah menerapkan kebijakan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) untuk menekan laju penyebaran Virus Corona (Covid-19) di sejumlah daerah, termasuk menyangkut kegiatan ekonomi yang beroperasi dengan pembatasan dan aturan ketat tertentu.
Saat ini yang perlu diselamatkan selain nyawa manusia yaitu daya beli masyarakat. Dampak ekonomi akibat PSBB semakin terasa, sehingga pemerintah dalam beberapa waktu ke depan akan melonggarkan dan mengurangi ruang lingkup PSBB agar kegiatan ekonomi dapat berjalan kembali dengan menerapkan prosedur kesehatan, seperti pemakaian masker dan melakukan jaga jarak (physical distancing) oleh karena risiko COVID-19 masih berpotensi tinggi.
Bagi para pelaku usaha harus siap untuk mengakomodasi pelanggan di masa-masa ini, dengan harus tetap berhati-hati ketika membuka kembali tempat usaha dan memberikan layanan kepada pelanggan.
Salah satu solusi yang dapat sangat membantu adalah menggunakan sistem pemesanan janji temu. Melalui manajemen janji temu, bisnis dan penyedia layanan memiliki kemampuan untuk mengatur dan membatasi aliran pelanggan yang masuk ke dalam area pelayanan, sehingga prosedur jaga jarak (physical distancing) dapat diwujudkan dalam situasi ini.
Pada artikel ini, kami akan menjelaskan tentang kiat penjadwalan janji temu untuk meningkatkan manajemen aliran pelanggan. Tetapi sebelum itu, mari kita bicara tentang manfaat utama dari sistem pemesanan janji-temu.
Manfaat dari Sistem Pemesanan Janji-Temu
- Kontrol jumlah orang di area pelayanan dan kelola aliran pelanggan
Menggunakan solusi pemesanan janji temu akan memberi Anda kesempatan untuk mengontrol jumlah orang di area pelayanan Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengelola aliran pelanggan dengan slot janji temu yang Anda buka untuk waktu tertentu.
Anda dapat beralih ke kebijakan khusus untuk kantor-kantor cabang Anda dengan hanya menerima janji temu. Tetapi jika Anda masih mengizinkan pelanggan untuk datang langsung, maka solusi janji temu akan secara signifikan mengurangi jumlah pelanggan yang diperbolehkan untuk datang langsung.
- Berikan lebih banyak fleksibilitas kepada pelanggan, ketenangan pikiran, dan pengalaman pelanggan yang lebih baik
Dalam situasi saat ini dengan risiko infeksi masih tinggi, pelanggan mungkin ingin membatasi waktu mereka di ruang publik, sehingga memberi mereka pilihan dan ketenangan pikiran dalam memilih waktu yang sesuai untuk mereka dan tiba sesaat sebelum waktu janji-temu. Dengan ini, pelanggan juga dapat mengatur waktu mereka dengan lebih baik. Semua ini berkontribusi pada pengalaman pelanggan yang lebih baik.
- Peningkatan efisiensi
Oleh karena pelanggan dapat melakukan pemesanan janji-temu di muka, maka akan menjadi jauh lebih mudah untuk merencanakan alokasi sumber daya, mencocokkan layanan yang diperlukan dengan staf yang tersedia, dan secara umum pengelolaan staf menjadi lebih efisien.
- Berkurangnya tekanan kerja kepada staf
Dengan pemesanan janji-temu dapat memberi penyedia layanan kemampuan untuk mengelola aliran pelanggan, dan juga memberikan gambaran umum tentang layanan yang diperlukan dalam beberapa hari mendatang. Melalui informasi dan alokasi sumber daya ini, maka para staf dapat lebih siap, yang akan mengurangi tekanan kerja mereka.
Kiat penjadwalan janji temu: Bagaimana mengelola janji temu untuk meningkatkan manajemen aliran pelanggan
- Integrasikan sistem antrean Anda menjadi manajemen aliran pelanggan yang lancar
Pemesanan janji-temu hanyalah satu bagian solusi. Untuk mengelola aliran pelanggan dengan mulus, penyedia layanan juga perlu memberikan sistem antrean yang dapat mengakomodasi proses check-in, pemanggilan pelanggan dan pengaturan aliran pelanggan. Solusi pemesanan janji-temu perlu diintegrasikan dengan baik dengan sistem lain ini untuk mengakomodasi pelanggan secara efisien.
- Segmentasikan pelanggan sebelum kedatangan mereka
Jika Anda memberikan layanan yang berbeda di kantor cabang Anda, maka Anda dapat mengelompokkan pelanggan berdasarkan layanan yang mereka butuh kan. Kapan pun memungkinkan, minta pelanggan untuk menentukan layanan yang mereka butuh kan pada saat pemesanan, sehingga Anda bisa mendapatkan gambaran umum terhadap layanan yang diperlukan pada waktu tertentu, sehingga dapat mengalokasikan staf Anda sesuai kebutuhan.
- Selalu perbarui pelanggan
Penting untuk selalu memberi informasi kepada pelanggan, mulai dari saat mereka menjadwalkan janji-temu, hingga mereka dilayani. Kirim konfirmasi pemesanan, pengingat, atau pembaruan apa pun tentang perubahan atau pembatalan ke layanan.
- Berikan kemudahan dan kenyamanan kepada pelanggan
Seiring dengan pembaruan status informasi, pastikan pelanggan dapat bergerak dengan leluasa di sepanjang perjalanan. Anda dapat, misalnya, mengirim notifikasi melalui WhatsApp dengan tautan check-in yang dapat mereka ikuti untuk mengamankan “pesanan tempat†mereka dalam antrean virtual, sehingga menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.
